Все чаще и чаще в последнее время нам задают вопрос о возможности ведения производственных журналов в электронном виде на предприятиях общепита. Давайте разбираться.
Производственные журналы на предприятиях общественного питания регулируются СанПиН 2.3/2.4.3590-20 (п. 2.1, 2.5) и ГОСТ 31985-2013. Они подтверждают соблюдение санитарных норм, обеспечивают прослеживаемость и служат доказательством при проверках Роспотребнадзора. Нарушение их ведения грозит административной ответственностью, вплоть до приостановки деятельности (КоАП РФ, ст. 6.6).
СанПиН 2.3/2.4.3590-20 (п. 2.6) явно разрешает вести в электронном виде такие журналы, как журнал учета температуры в холодильных установках (п. 6.8) (здесь и далее, если не указано иное, пункты ссылаются на СанПиН 2.3/2.4.3590-20), журнал проведения дезинфекции (п. 8.2) и журнал контроля качества поступающей продукции (п. 5.3). Однако, несмотря на это, на практике полный переход на электронный формат практически невозможен по следующим причинам:
- Законодательство требует бумажного подтверждения данных, так как электронные записи без квалифицированной электронной подписи (КЭП) не обладают полной юридической силой (ФЗ № 63-ФЗ, ст. 6). Получение КЭП для всех сотрудников дорого и сложно для малого бизнеса.
- Отсутствует единый стандарт электронных журналов, признанный надзорными органами, что создает риск их непризнания при проверках.
- Электронные системы уязвимы к сбоям, вирусам и утрате данных, тогда как бумага гарантирует сохранность (срок хранения — 1–5 лет, п. 2.7).
Даже при использовании специализированного ПО указанные журналы часто распечатывают и заверяют, поскольку:
- Инспекторы требуют бумажные версии для проверки достоверности (п. 2.5).
- Подпись ответственного лица фиксирует выполнение процедур (например, дезинфекции, п. 8.2).
- Бумага удобна для архивирования (п. 2.7).
Цифровизация перспективна благодаря автоматизации и снижению ошибок, но требует единых стандартов, доступности КЭП и обновления нормативов. Пока оптимален гибридный подход: электронная фиксация для управления и регулярная распечатка для соответствия требованиям.
